Le Cabinet Vergnaud & Associés accompagne près de 380 entreprises du Périgord : artisans, commerçants, professions libérales et quelques PME. Six collaborateurs y tiennent la comptabilité, établissent les déclarations fiscales et conseillent les dirigeants tout au long de l'année.
Les échanges passaient par e-mail, par clé USB ou par sachets de factures déposés à l'accueil. Les collaborateurs passaient chaque mois des heures à relancer les clients pour des pièces manquantes, et les dirigeants n'avaient aucune visibilité sur leur situation entre deux bilans. Plusieurs clients demandaient un « espace en ligne » comme celui de leur banque.
Thomas, gérant de la Boulangerie Lafaye, retrouve en arrivant les chiffres qui comptent : 48 320 € de trésorerie, 412 600 € de chiffre d'affaires depuis janvier et la prochaine échéance (TVA du 19 octobre). La courbe en pointillés orange projette la trésorerie sur les trois prochains mois et signale la baisse liée à la TVA et à l'URSSAF. À droite, les pièces manquantes sont listées, du relevé bancaire bloquant à la note d'hôtel oubliée.
Le client glisse ses documents dans la zone de dépôt ou les transfère par e-mail à une adresse dédiée. Chaque pièce est lue automatiquement : sur la facture Moulin Neuf de 1 284,60 €, l'application repère le fournisseur, le numéro, le montant et la TVA à 5,5 % (encadrés en orange), propose le compte comptable et la rapproche du prélèvement bancaire du 28 septembre. Les pièces incomplètes, comme le ticket de restaurant, sont signalées « À compléter ».
Le mois d'octobre affiche toutes les dates à retenir : DSN déjà transmise le 5, paie le 15, TVA le 19, rendez-vous de bilan intermédiaire le 23. La déclaration de TVA de septembre a été préparée par Hélène, l'experte-comptable : le client voit le détail (9 214 € collectés, 2 372 € déductibles, 6 842 € à payer) et la valide d'un clic. La télétransmission et le prélèvement se font ensuite automatiquement.
À la sortie d'un déjeuner d'affaires, Thomas photographie son ticket : le restaurant et le montant de 46,50 € sont reconnus, la TVA récupérable est calculée et il n'a plus qu'à préciser l'invité. Sur le second écran, il échange avec Hélène dans la messagerie du dossier : elle confirme que le nouveau four sera passé en immobilisation et lui envoie la simulation d'amortissement en pièce jointe.
de relances pour pièces manquantes
des clients actifs sur l'extranet
clôture mensuelle, contre J+20 avant
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