Agence Symbiose : Boîtes mails professionnelles

Pourquoi

Une adresse mail, c’est la première chose que vos clients voient

Un devis envoyé depuis une adresse gratuite inspire moins confiance qu’une adresse à votre nom. Et derrière l’image, il y a des problèmes concrets que les adresses personnelles finissent toujours par poser.

Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ? La mise en place prend une demi-journée et règle les quatre d’un coup.

Vos mails finissent en indésirables. Vos clients ne voient pas vos devis et vous ne savez pas pourquoi.
Un salarié part avec « sa » boîte. Les échanges avec ses clients disparaissent avec lui.
Quelqu’un envoie des mails en votre nom. Fausses factures, demandes de virement : l’usurpation touche d’abord les petites entreprises.
Le téléphone et l’ordinateur ne sont pas d’accord. Un message lu ici reste non lu là-bas, les dossiers n’existent que sur un appareil.

Sous le capot

Trois réglages qui font arriver vos mails à bon port

Ils se configurent sur votre nom de domaine. Ils sont invisibles au quotidien et indispensables depuis que les grandes messageries les exigent.

SPF Qui a le droit d’envoyer
La liste des serveurs autorisés à envoyer des mails pour votre domaine : votre messagerie, votre site, votre outil de facturation. Tout le reste est suspect.
DKIM Une signature sur chaque message
Chaque mail est signé à l’envoi. Le destinataire vérifie que le message n’a pas été modifié en route et qu’il vient bien de chez vous.
DMARC Que faire des imposteurs
La consigne donnée aux messageries pour les mails qui échouent aux deux contrôles : les mettre en quarantaine ou les rejeter. Et un rapport pour savoir qui a essayé.

Comment ça se passe

Vos adresses opérationnelles en quatre étapes

1
Les adresses

Une boîte par personne, des alias pour les adresses génériques, des listes pour les équipes. Nous définissons la convention de nommage avec vous.
1 échange
2
La configuration

Enregistrements DNS, SPF, DKIM et DMARC, antispam et antivirus, règles de sécurité des mots de passe et double authentification.
Dans la journée
3
La migration

Copie de vos anciens messages, dossiers, contacts et agendas. Vérification avec vous avant la bascule, redirection de l’ancienne adresse.
Selon le volume
4
Vos appareils

Paramétrage sur ordinateur, téléphone et tablette, signature commune à l’entreprise, prise en main avec chaque utilisateur.
Sur place ou à distance

Ce que ça comprend

Une messagerie d’entreprise, pas une boîte de plus

Adresses à votre nom
prenom@votre-entreprise.fr pour chacun, contact@ et facturation@ qui redirigent vers les bonnes personnes.
Synchronisation partout
Messages, dossiers, contacts et agendas identiques sur l’ordinateur, le téléphone et en ligne.
Antispam et antivirus
Filtrage des indésirables et des pièces jointes dangereuses avant qu’elles n’arrivent dans la boîte.
Boîtes partagées
Une boîte commune pour l’accueil ou le service client, consultée par plusieurs personnes sans se marcher dessus.
Accès maîtrisés
Mots de passe solides, double authentification, et reprise en main immédiate quand quelqu’un quitte l’entreprise.
Un interlocuteur
Une adresse à créer, un téléphone à configurer, un doute sur un mail suspect : vous nous écrivez, nous intervenons.

Questions fréquentes

Ce qu’on nous demande sur les boîtes mail

Puis-je garder Gmail ou Outlook pour lire mes mails ?

Oui. Vos boîtes professionnelles se lisent dans l’application que vous utilisez déjà : Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Gmail sur téléphone, ou une interface en ligne. Nous configurons chaque appareil pour que la boîte soit synchronisée partout : un message lu sur le téléphone est lu sur l’ordinateur.

Que deviennent mes anciens messages et mes contacts ?

Nous les migrons. Messages, dossiers, contacts et agendas sont copiés de votre ancienne messagerie vers la nouvelle avant la bascule, puis nous vérifions avec vous que rien ne manque. Votre ancienne adresse peut rediriger vers la nouvelle pendant une période de transition.

Mes mails arriveront-ils en spam chez mes clients ?

C’est précisément ce que nous évitons avec les protocoles SPF, DKIM et DMARC, configurés sur votre nom de domaine. Ils prouvent aux messageries de vos destinataires que le message vient bien de vous. Sans eux, une adresse professionnelle peut finir en indésirables ou être usurpée.

Combien d’adresses faut-il et combien ça coûte ?

Une boîte par personne, plus des alias gratuits pour les adresses génériques (contact@, facturation@, devis@) qui redirigent vers les bonnes personnes. Le coût est celui de l’hébergement des boîtes, facturé à l’année par boîte, plus la mise en place. Pas d’abonnement de gestion imposé.

Que se passe-t-il quand un salarié quitte l’entreprise ?

L’adresse vous appartient, pas à lui. Nous changeons le mot de passe, nous mettons en place une réponse automatique ou une redirection vers son remplaçant, et nous archivons la boîte le temps nécessaire. Rien ne se perd et aucun client ne reste sans réponse.

Périgueux, Dordogne

Messagerie professionnelle pour les entreprises de Périgueux et de Dordogne

Symbiose met en place et gère les boîtes mail professionnelles d’artisans, de commerces, de cabinets, d’associations et de PME à Périgueux, en Dordogne et dans toute la France. Le paramétrage des appareils se fait sur place quand vous êtes dans le Grand Périgueux, à distance sinon.

La messagerie va de pair avec votre nom de domaine et votre site internet : les trois sont configurés par la même équipe, de façon cohérente. Et si un mail suspect arrive un jour, vous avez quelqu’un à qui le transférer avant de cliquer. Les interventions ponctuelles, comme l’ajout d’une adresse ou le paramétrage d’un nouveau poste, relèvent de la maintenance à la demande.

255 Rue Martha Desrumaux, 24000 Périgueux, France 05 54 54 96 43

Des adresses à votre nom, en place dans la journée. On s’en occupe ?

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